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JOUR 1 DE LA FORMATION Identifier et formaliser vos besoins en maintenance de chauffage et climatisation Chauffage et climatisation : rappel des notions élémentaires La physique des fluides  Notions de température, chaleur, humidité, vaporisation, condensation  Le cycle frigorifique : comment produit-on du froid Quelles sont vos obligations réglementaires en matière d'installation de chauffage et de climatisation Pollution : les règles du Code de l'Environnement  Température : les règles du Droit du Travail Définir vos besoins en matière de chauffage et climatisation Recueillir et analyser les informations relatives à votre site et à votre installation  Approche du dimensionnement des installations Analyser les technologies existantes des différents systèmes Ventilation simple et double flux, désenfumage  Procédé à détente directe  Système à eau glacée  Pompe à chaleur  Système à tout air Choisir le prestataire adapté à vos besoins Cas pratique : rédiger votre cahier des charges A partir de l'identification de vos consommations énergétiques et de vos besoins en matière d'équipements techniques, vous rédigez votre cahier des charges. Votre formateur vous guide et exploite un modèle structuré, qui énonce les éléments clés à faire apparaître. Quels outils mettre en place pour sélectionner le prestataire le plus performant Définir une grille de critères  Négocier avec vos prestataires : prix, qualité, délai, économie... JOUR 2 DE LA FORMATION Mettre en place un système de suivi de vos installations et de vos prestataires Contrôle des performances : connaître les réglages et équilibrages à effectuer Comment identifier une panne ?  Réaliser les interventions de premier niveau  Mesurer les débits air et eau  Contrôle visuel et sonore d'une installation Sélectionner et planifier vos opérations d'entretien Effectuer le suivi du prestataire de maintenance de vos équipements Qualité de la prestation de maintenance : comment construire et faire vivre un système de contrôle  Créer vos indicateurs de contrôle Cas pratique : organiser votre contrôle qualité pour vos équipements de climatisation A partir de cas concrets, les participants déterminent comment intégrer des outils de contrôle dans leurs procédures. Etude lexicale : le génie climatique et son vocabulaire JOURNÉE COMPLÉMENTAIRE EN OPTION Installations frigorifiques : respecter les nouvelles contraintes réglementaires Appréhender l'impact environnemental des systèmes de production de froid traditionnel Rappel du fonctionnement d'une machine frigorifique. Utilisation des fluides frigorigènes Consommation énergétique et émission de gaz à effet de serre : comment calculer l'impact environnemental de votre équipement ? Quelles conséquences en cas de fuite des fluides frigorigènes ? Connaître les nouvelles réglementations françaises et européennes Interdiction progressive de l'usage des HCFC (R22) jusqu'à leur interdiction totale en 2015 ou 2012 Anticiper les contrôles de la DRIRE Qui est concerné par cette réglementation ? Quels types d'installation ? Quelles obligations pour les propriétaires ? Comment répondre à vos nouvelles obligations ? Mener une étude sur site pour évaluer les conséquences techniques et financière Palier les problèmes d'approvisionnement Quelle stratégie adopter ? Attendre, modifier l'existant ou remplacer votre installation Les solutions portant sur la modification de l'existant : frigoporteur, fluides de remplacement (ISCEON, FX100, R417a, Ammoniac, etc.) : quelles limites ? Faut-il choisir une nouvelle technologie, plus respectueuse de l'environnement ? Focus : tour d'horizon des nouvelles technologies frigorifiques

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2 395 € TTC Soit 2 874 € HT

JOUR 1 DE LA FORMATION Identifier et formaliser vos besoins en maintenance de chauffage et climatisation Chauffage et climatisation : rappel des notions élémentaires La physique des fluides  Notions de température, chaleur, humidité, vaporisation, condensation  Le cycle frigorifique : comment produit-on du froid Quelles sont vos obligations réglementaires en matière d'installation de chauffage et de climatisation Pollution : les règles du Code de l'Environnement  Température : les règles du Droit du Travail Définir vos besoins en matière de chauffage et climatisation Recueillir et analyser les informations relatives à votre site et à votre installation  Approche du dimensionnement des installations Analyser les technologies existantes des différents systèmes Ventilation simple et double flux, désenfumage  Procédé à détente directe  Système à eau glacée  Pompe à chaleur  Système à tout air Choisir le prestataire adapté à vos besoins Cas pratique : rédiger votre cahier des charges A partir de l'identification de vos consommations énergétiques et de vos besoins en matière d'équipements techniques, vous rédigez votre cahier des charges. Votre formateur vous guide et exploite un modèle structuré, qui énonce les éléments clés à faire apparaître. Quels outils mettre en place pour sélectionner le prestataire le plus performant Définir une grille de critères  Négocier avec vos prestataires : prix, qualité, délai, économie... JOUR 2 DE LA FORMATION Mettre en place un système de suivi de vos installations et de vos prestataires Contrôle des performances : connaître les réglages et équilibrages à effectuer Comment identifier une panne ?  Réaliser les interventions de premier niveau  Mesurer les débits air et eau  Contrôle visuel et sonore d'une installation Sélectionner et planifier vos opérations d'entretien Effectuer le suivi du prestataire de maintenance de vos équipements Qualité de la prestation de maintenance : comment construire et faire vivre un système de contrôle  Créer vos indicateurs de contrôle Cas pratique : organiser votre contrôle qualité pour vos équipements de climatisation A partir de cas concrets, les participants déterminent comment intégrer des outils de contrôle dans leurs procédures. Etude lexicale : le génie climatique et son vocabulaire

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1 745 € TTC Soit 2 094 € HT

JOUR 1 DE LA FORMATION CERNER LE METIER DES SERVICES GENERAUX ET S'AFFIRMER DANS SA FONCTION Identifier le rôle des services généraux au sein de l'entreprise L'évolution du métier et les 6 domaines des services généraux Les missions des services généraux Identifier les rôles de chacun et l'organigramme des services généraux Cas pratique : se situer dans l'organigramme Cas pratique : listez vos actions importantes et déterminez les tâches et activités quotidiennes qui en découlent Communiquer efficacement et répondre aux besoins des clients Maîtriser les outils de communication utiles aux services généraux Se valoriser et optimiser sa communication auprès des clients internes Evaluer la qualité de service Comment intégrer le développement durable dans les services généraux Cas pratique : suis-je un bon communicant ? Gérer son temps et ses priorités Les outils pour gérer son temps Optimiser le rapport résultats/énergie Neutraliser les éléments chronophages dans les services généraux Cas pratique : planifier une semaine d'activités JOUR 2 DE LA FORMATION GERER LES SERVICES GENERAUX AU QUOTIDIEN Participer à la démarche de facilities management Identifier les objectifs de la direction en matière d'externalisation Pourquoi externaliser : quels coûts ? Avantages et inconvénients ? Renégocier les contrats de prestations Les outils pour contribuer efficacement au pilotage des services généraux Mettre en place des outils de mesure et de suivi Planifier l'activité : planning de Gantt, tableau de bord Contribuer à l'aménagement des espaces de travail Exercice pratique : élaborez votre planning de Gantt Contribuer à l'aménagement des espaces de travail Savoir identifier les contraintes et les reporter sur un plan Effectuer plusieurs inventaires Planifier une opération d'aménagement avec réalisme Connaître la législation indispensable aux services généraux Connaître les principaux textes réglementaires Identifier les risques professionnels Connaître l'essentiel sur le Document Unique, le plan de prévention JOUR 3 DE LA FORMATION FOCUS TECHNIQUE Elaborer un cahier des charges Définir les besoins en fonction de la stratégie de l’entreprise Méthodologie pour élaborer un cahier des charges Cas pratique : construire un cahier des charges Les participants pourront organiser le déménagement d'une entreprise Piloter un déménagement Maîtriser les étapes d’un déménagement Sélectionner les prestataires adaptés à vos besoins Cas pratique : planifier un transfert de site Les participants étudieront des plans d'immeubles pour définir la sécurité et l'évacuation des salariés. Mettre en place des outils de suivi et d'évaluation des prestataires Les différents contrats de prestation Gérer la relation avec les prestataires Savoir gérer la sécurité La nécessité d’une organisation claire : affichage, procédures, savoir lire un plan Gérer les évacuations Connaître les règles de sécurité APSAD Cas pratique : analyse de plans d'immeubles pour définir la sécurité et l'évacuation des salariés

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2 195 € TTC Soit 2 634 € HT

JOUR 1 DE LA FORMATION MISSIONS ET OBJECTIFS DE VOS TABLEAUX DE BORD Mesurer l'impact du Code des marchés publics 2006 sur l'organisation interne de la commande publique Déterminer les démarches préalables à la mise en place de tableaux de bord Définition des objectifs de votre politique d'achats : des exemples Analyser le fonctionnement de l'organisation de l'achat, le structurer autour d'un guide interne des procédures et positionner le rôle dévolu au service des marchés Mieux acheter : mise en place d'objectifs de performance et de leur suivi Comment le service achat/marchés doit recenser et répartir les besoins de façon pertinente Mettre en place une réelle stratégie de l'achat public : Décloisonner les différents secteurs d'achat pour coordonner le recensement des besoins Adopter une codification permettant un suivi analytique des dépenses adapté aux besoins de l'entité publique Construire votre tableau de bord pour suivre les procédures d'achat et affirmer le rôle central du service des marchés Mettre en place des outils de suivi et de pilotage de la fonction achat/marchés : quelle méthodologie suivre Recenser les indicateurs pertinents pour obtenir une visibilité en temps réel de la commande publique : objectifs, délais... Evaluer la faisabilité du projet dans le temps Les moyens techniques et humains à réunir Qu'est-il possible de faire sans développement informatique particulier ? Faire de votre tableau de bord un outil pérenne Durant cette première journée de formation, votre formatrice vous fera part des outils mis en place au sein du Conseil Régional de Bourgogne : JOUR 2 DE LA FORMATION Dimensionner et organiser votre service achats Les relations avec les directions et services opérationnels Une évolution vers une organisation mixte La répartition des responsabilités achats et approvisionnements Cas pratique : recenser les objectifs de votre organisation achats et indiquer pour chacun d'entre eux le niveau de performance attendu Manager la fonction achats Les fondamentaux du métier d'acheteur : ses missions principales et tâches à réaliser La mise en place d'un suivi des performances Mesurer l'impact des achats sur la gestion budgétaire Le contrôle budgétaire pour le suivi des frais généraux Organiser un reporting achat : quelle architecture adopter Construire vos tableaux de bord : les différents types de tableaux de bord achats et le choix des indicateurs Evaluation et planification des besoins Evaluation et sélection des fournisseurs Evaluation de la qualité du produit Evaluation et mesure des engagements fournisseurs et prescripteurs Cas pratique : sélectionner les principaux indicateurs de mesure permettant d'apprécier la qualité du processus approvisionnement /gestion des stocks -La mise en place d'un suivi des performances Le choix des indicateurs : la démarche à adopter et les facteurs clés de succès Exemples d'indicateurs de suivi Cas pratique : Présentation d'une organisation achat -Analyser et déterminer précisément vos besoins -Construire des tableaux de bord répondant à vos objectifs -Permettre la centralisation de l'information sur l'achat au sein de votre structure Quelle méthodologie adopter dans la construction d'un tableau de bord Paramétrage Recensement des indicateurs Conditions de réussite Maquettage du tableau de bord achats Elaboration des indicateurs Evaluer la performance des acheteurs

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1 390 € TTC Soit 1 668 € HT

M1- Maîtriser l’environnement des services généraux Situer votre métier dans son environnement Cartographier l’évolution du mode de fonctionnement des entreprises Se positionner dans les différents types de Services Généraux : publics/privés – TPE/PME/GE – Services/industries -internes/externes/mixtes Comprendre le lien entre la stratégie des entreprises et le fonctionnement des fonctions supports S’approprier la réglementation incontournable et les grandes tendances (ergonomie, bien être, gestion du stress…) Identifier les risques des fonctions services généraux   Etude de cas : analyse de différentes stratégies d’entreprises   Se positionner par rapport à vos missions et aux pratiques actuelles Identifier les besoins et attentes des parties prenantes (Direction, Equipe interne, Prestataires et agents de prestataires, clients internes) Construire vos objectifs et les inscrire dans un schéma de progrès individuel Comment bien survivre à la multiplicité des missions et à leur urgence : gestion du temps et délégation   Brainstorming : définir vos axes de progrès concernant vos missions   Répondre aux besoins des clients Les différentes catégories de « clients » : clients internes, directions, DG… Comprendre le rôle majeur de la communication : lien entre savoir-faire et faire-savoir La notion de qualité de service : définition Les trois approches de la qualité : conçue, fournie, perçue Mesurer la qualité : contrôles des prestations, enquêtes de satisfaction Identifier les leviers de performance : le plan de progrès   Savoir communiquer avec les « clients » Bien choisir son support en fonction de l’objectif poursuivi et du destinataire : les écueils à éviter S’adapter aux différents besoins de communication : communication régulière, reporting à la DG, communication de crise, de projet   Cas pratique : choisir le mode de communication adapté dans différentes situations     M2 - Achats et pilotage des prestataires 2 jours : 9h-17h30   Gérer les achats de prestations de services généraux  Identifier les différents types d’achats, leurs spécificités et comprendre leurs marchés : Produits, services, prestations intellectuelles, travaux Mettre à plat la notion de coûts Découvrir l’autre côté du miroir : comment se construit le prix d’une offre ? En déduire les bonnes pratiques d’achat La procédure d’achat : de l’analyse du marché au cahier des charges (secteur privé)   Etude de cas : analyse critique de cahiers des charges existants   Piloter les prestations sous-traitées Le cadre juridique de la sous-traitance d’activités (secteur privé) Identifier les principes de la sous-traitance et ceux de l’externalisation Organiser et gérer une équipe de prestataires au quotidien. Différencier l’interne/l’externe Mettre en place un dialogue participatif Retenir vos outils de pilotage Savoir recadrer en cas d'écart entre le niveau de prestation attendu et la prestation réalisée L’évaluation des prestataires   Cas pratique : élaborer un outil pratique d’évaluation des prestataires   M3 - Gérer le bâtiment et l’aménagement des espaces : tendances 3 jours : 9h-17h30   Les fondamentaux de l’immobilier Analyser le bail commercial et les principales clauses utiles pour le DET Gérer l’entretien et les petits travaux  L’essentiel de la réglementation en immobilier   Optimiser ses relations avec les acteurs de l’immobilier Quel acteur solliciter selon chaque situation : commercialisateur, property manager, propriétaire bailleur Améliorer sa performance avec les acteurs de l’immobilier   Gérer les surfaces et les postes de travail Les différents modes d’aménagement : open-space, espace partagé… Gérer les travaux d’aménagement Les incontournables de la sécurité en 5 points   Etude de cas : exemples d’aménagements   Le développement durable en pratique pour les services généraux Connaitre les principaux textes de loi liés au développement durable et à la RSE Gérer le développement durable au quotidien : éclairage, eau, déchets… Associer les prestataires et les clients internes à la démarche responsable Les bénéfices et les exigences des investissements « durables »   Cas pratique : quelles actions mettre en place pour impliquer vos clients internes ?   Les tendances en aménagement d’espace Le bien-être au travail Les services à la personne : conciergerie… L’environnement numérique    Etude de cas : exemple d’un projet de performances environnementales   Améliorer la performance des prestataires techniques Savoir définir le besoin technique en fonction de la stratégie de l’entreprise Connaître les limites de responsabilité et la réglementation pour le donneur d’ordre et le prestataire Les différents types de maintenance  Les différents contrats de prestation  Bien gérer son contrat de maintenance avec obligation de résultat Organiser la relation avec les prestataires : suivi de la performance, plan de progrès, reporting, gestion des crises… Instaurer un dialogue avec les techniciens et les entreprises de maintenance Maîtriser les consommations d’énergie    Cas pratique : analyser un contrat de maintenance   M4- Le budget et les tableaux de bord 2 jours : 9h-17h30         Concevoir le budget des Services généraux Prendre en compte la stratégie de l’entreprise Identifier les rubriques du budget : budget de fonctionnement, budget d’investissement La notion de coût global : coûts directs et indirects Méthodologie pour construire un budget : le budget Base Zéro Les arbitrages possibles entre différents postes de dépenses   Gérer et optimiser le budget Mettre en place un suivi du budget, analyser les écarts Définir des objectifs et un plan de progrès Organiser et formaliser le reporting Le benchmarking : intérêts et limites de la démarche, approches et outils, exemples pratiques La refacturation des prestations des Services Généraux : avantages et inconvénients, catalogue de prix, retours d’expérience   Construire vos tableaux de bord Un outil indispensable pour piloter son activité et son équipe, valoriser son action Comment passer de la stratégie aux objectifs chiffrés Les différents axes de mesure Choisir les indicateurs pertinents   Cas pratique : construire la maquette d’un tableau de bord   Atelier pratique et évaluation  Préparation d’un plan d’action qui devra permettre au participant d’améliorer ses pratiques en tant que responsable des services généraux.

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5 995 € TTC Soit 7 194 € HT

JOUR 1 DE LA FORMATION Maîtriser les enjeux de la mutualisation des achats publics Aspects économiques : optimisation et réduction des coûts Aspects organisationnels Connaître les différentes formes de mutualisation conventionnelle Le recours au groupement de commandes : groupement de commandes classique, groupement de commandes intégré partiel ou total Les avantages et inconvénients des différentes formes de groupement Le conventionnement avec une centrale d'achat généraliste Choisir la mutualisation structurelle : la création d’une centrale d’achats Les fondements réglementaires : article 9 du Code des marchés publics Présentation des outils juridiques existants : association, GIE, GIP, SPL, Les avantages et inconvénients des différents montages contractuels Anticiper les conséquences de la mutualisation sur votre organisation Centralisation des achats Spécialisation des agents Mettre en place un groupement de commande Les points de vigilance dans la rédaction de la convention constitutive : obligations des membres, rôle du coordonnateur du groupement et de la CAO, problématiques liées aux entrées et sorties des adhérents, responsabilités engagées en cas de recours contentieux Le choix du marché à bons de commande Le recours aux accords-cadres avec marchés subséquents pour les membres Cas pratique : analyse de plusieurs conventions constitutive de groupement Cas pratique : retour d’expérience sur la création d’une centrale d’achat et son changement de statut, d’association à GIP

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750 € TTC Soit 900 € HT

JOUR 1 DE LA FORMATION Rappel du contexte réglementaire de la réglementation des marchés publics Les grands principes des marchés publics  L'article 5 : la définition du besoin, premier devoir de l'acheteur public  L'article 53 : les critères et leur pondération  Les principales décisions de jurisprudence en la matière Sensibiliser les personnes publiques à l'importance d'une bonne définition des besoins Le rôle de l'acheteur public dans la formalisation les besoins  Anticiper les besoins des opérationnels Sensibiliser et former les services utilisateurs/prescripteurs à l'importance d'une bonne anticipation et définition des besoins Formalisation des besoins : l'organisation interne et les modalités  Quel degré de précision exiger dans la formulation du besoin ?  L'anticipation des besoins et la programmation Maîtriser les techniques et les étapes d'expression fonctionnelle du besoin Les spécificités des 3 méthodes d'expression fonctionnelle du besoin Déterminer la nature de l'achat et de la demande du prescripteur  Définir les modalités d'analyse et d'évaluation des offres Etablir votre Fiche Expression du Besoin d'Achat (FEBA) Cas pratique : recenser efficacement vos besoins Réussir l'analyse fonctionnelle du besoin Les conséquences d'une mauvaise analyse fonctionnelle Utiliser les différents outils de l'analyse fonctionnelle du besoin Cas pratique : réaliser une analyse fonctionnelle sur deux produits courants JOUR 2 DE LA FORMATION Réduire les coûts à qualité constante grâce à l'analyse de la valeur Maîtriser les différentes phases de l'analyse de la valeur Appliquer les méthodes d'identification et de suppression des surcoûts inutiles Cas pratique : effectuer l'analyse de la valeur de dépenses courantes récurrentes - Quel est l'objectif ? - Le contrôle de gestion - Analyser les coûts directs et indirects Rédiger le cahier des clauses techniques particulières (CCTP) sous forme de cahier des charges fonctionnel Hiérarchiser les fonctions dans le cahier des charges fonctionnel  Transformer votre cahier des charges fonctionnel en CCTP Maitriser les techniques de cotation fonctionnelle Construire vos notes « qualité » et financières Cas pratique : rédiger un cahier des charges et définir des critères de pondération Analyser au mieux les réponses des fournisseurs Analyser la structure des coûts Réussir l'analyse comparative des offres  Savoir choisir l'offre économiquement la plus avantageuse  Justifier la non retenue d'un fournisseur  Déterminer une offre à risque Cas pratique : analyser des offres à partir d'un cahier des charges JOURNÉE COMPLÉMENTAIRE EN OPTION Mise en pratique des outils de rédaction d'un cahier des charges fonctionnel et d'évaluation des offres Rappel des étapes et techniques d'expression fonctionnelle du besoin Cas pratique : analyser des cas concrets issus de l'expérience des stagiaires Cas pratique : définir et valoriser une pondération objective des critères entre qualité et coût Cas pratique : utiliser un tableau d'évaluation des réponses pour transformer des propositions financières en notes Cas pratique : identifier les segments d'achat les plus adaptés à la méthode OPERA® (OPtimisation Et rationalisation des Achats)

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2 400 € TTC Soit 2 880 € HT

JOUR 1 DE LA FORMATION Rappel du contexte réglementaire de la réglementation des marchés publics Les grands principes des marchés publics  L'article 5 : la définition du besoin, premier devoir de l'acheteur public  L'article 53 : les critères et leur pondération  Les principales décisions de jurisprudence en la matière Sensibiliser les personnes publiques à l'importance d'une bonne définition des besoins Le rôle de l'acheteur public dans la formalisation les besoins  Anticiper les besoins des opérationnels Sensibiliser et former les services utilisateurs/prescripteurs à l'importance d'une bonne anticipation et définition des besoins Formalisation des besoins : l'organisation interne et les modalités  Quel degré de précision exiger dans la formulation du besoin ?  L'anticipation des besoins et la programmation Maîtriser les techniques et les étapes d'expression fonctionnelle du besoin Les spécificités des 3 méthodes d'expression fonctionnelle du besoin Déterminer la nature de l'achat et de la demande du prescripteur  Définir les modalités d'analyse et d'évaluation des offres Etablir votre Fiche Expression du Besoin d'Achat (FEBA) Cas pratique : recenser efficacement vos besoins Réussir l'analyse fonctionnelle du besoin Les conséquences d'une mauvaise analyse fonctionnelle Utiliser les différents outils de l'analyse fonctionnelle du besoin Cas pratique : réaliser une analyse fonctionnelle sur deux produits courants JOUR 2 DE LA FORMATION Réduire les coûts à qualité constante grâce à l'analyse de la valeur Maîtriser les différentes phases de l'analyse de la valeur Appliquer les méthodes d'identification et de suppression des surcoûts inutiles Cas pratique : effectuer l'analyse de la valeur de dépenses courantes récurrentes - Quel est l'objectif ? - Le contrôle de gestion - Analyser les coûts directs et indirects Rédiger le cahier des clauses techniques particulières (CCTP) sous forme de cahier des charges fonctionnel Hiérarchiser les fonctions dans le cahier des charges fonctionnel  Transformer votre cahier des charges fonctionnel en CCTP Maitriser les techniques de cotation fonctionnelle Construire vos notes « qualité » et financières Cas pratique : rédiger un cahier des charges et définir des critères de pondération Analyser au mieux les réponses des fournisseurs Analyser la structure des coûts Réussir l'analyse comparative des offres  Savoir choisir l'offre économiquement la plus avantageuse  Justifier la non retenue d'un fournisseur  Déterminer une offre à risque Cas pratique : analyser des offres à partir d'un cahier des charges

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1 600 € TTC Soit 1 920 € HT

JOUR 1 DE LA FORMATION Rappel du contexte réglementaire de la réglementation des marchés publics Les grands principes des marchés publics L'article 5 : la définition du besoin, premier devoir de l'acheteur public L'article 53 : les critères et leur pondération Les principales décisions de jurisprudence en la matière Sensibiliser les personnes publiques à l'importance d'une bonne définition des besoins Le rôle de l'acheteur public dans la formalisation les besoins Anticiper les besoins des opérationnels Sensibiliser et former les services utilisateurs/prescripteurs à l'importance d'une bonne anticipation et définition des besoins Formalisation des besoins : l'organisation interne et les modalités Quel degré de précision exiger dans la formulation du besoin ? L'anticipation des besoins et la programmation Maîtriser les techniques et les étapes d'expression fonctionnelle du besoin Les spécificités des 3 méthodes d'expression fonctionnelle du besoin Déterminer la nature de l'achat et de la demande du prescripteur Définir les modalités d'analyse et d'évaluation des offres Etablir votre Fiche Expression du Besoin d'Achat (FEBA) Cas pratique : recenser efficacement vos besoins Réussir l'analyse fonctionnelle du besoin Les conséquences d'une mauvaise analyse fonctionnelle Utiliser les différents outils de l'analyse fonctionnelle du besoin Cas pratique : réaliser une analyse fonctionnelle sur deux produits courants JOUR 2 DE LA FORMATION Réduire les coûts à qualité constante grâce à l'analyse de la valeur Maîtriser les différentes phases de l'analyse de la valeur Appliquer les méthodes d'identification et de suppression des surcoûts inutiles Cas pratique : effectuer l'analyse de la valeur de dépenses courantes récurrentes - Quel est l'objectif ? - Le contrôle de gestion - Analyser les coûts directs et indirects Rédiger le cahier des clauses techniques particulières (CCTP) sous forme de cahier des charges fonctionnel Hiérarchiser les fonctions dans le cahier des charges fonctionnel Transformer votre cahier des charges fonctionnel en CCTP Maitriser les techniques de cotation fonctionnelle Construire vos notes « qualité » et financières Cas pratique : rédiger un cahier des charges et définir des critères de pondération Analyser au mieux les réponses des fournisseurs Analyser la structure des coûts Réussir l'analyse comparative des offres Savoir choisir l'offre économiquement la plus avantageuse Justifier la non retenue d'un fournisseur Déterminer une offre à risque Cas pratique : analyser des offres à partir d'un cahier des charges

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2 390 € TTC Soit 2 868 € HT

JOUR 1 DE LA FORMATION Rappel du contexte réglementaire de la réglementation des marchés publics Les grands principes des marchés publics L'article 5 : la définition du besoin, premier devoir de l'acheteur public L'article 53 : les critères et leur pondération Les principales décisions de jurisprudence en la matière Sensibiliser les personnes publiques à l'importance d'une bonne définition des besoins Le rôle de l'acheteur public dans la formalisation les besoins Anticiper les besoins des opérationnels Sensibiliser et former les services utilisateurs/prescripteurs à l'importance d'une bonne anticipation et définition des besoins Formalisation des besoins : l'organisation interne et les modalités Quel degré de précision exiger dans la formulation du besoin ? L'anticipation des besoins et la programmation Maîtriser les techniques et les étapes d'expression fonctionnelle du besoin Les spécificités des 3 méthodes d'expression fonctionnelle du besoin Déterminer la nature de l'achat et de la demande du prescripteur Définir les modalités d'analyse et d'évaluation des offres Etablir votre Fiche Expression du Besoin d'Achat (FEBA) Cas pratique : recenser efficacement vos besoins Réussir l'analyse fonctionnelle du besoin Les conséquences d'une mauvaise analyse fonctionnelle Utiliser les différents outils de l'analyse fonctionnelle du besoin Cas pratique : réaliser une analyse fonctionnelle sur deux produits courants JOUR 2 DE LA FORMATION Réduire les coûts à qualité constante grâce à l'analyse de la valeur Maîtriser les différentes phases de l'analyse de la valeur Appliquer les méthodes d'identification et de suppression des surcoûts inutiles Cas pratique : effectuer l'analyse de la valeur de dépenses courantes récurrentes - Quel est l'objectif ? - Le contrôle de gestion - Analyser les coûts directs et indirects Rédiger le cahier des clauses techniques particulières (CCTP) sous forme de cahier des charges fonctionnel Hiérarchiser les fonctions dans le cahier des charges fonctionnel Transformer votre cahier des charges fonctionnel en CCTP Maitriser les techniques de cotation fonctionnelle Construire vos notes « qualité » et financières Cas pratique : rédiger un cahier des charges et définir des critères de pondération Analyser au mieux les réponses des fournisseurs Analyser la structure des coûts Réussir l'analyse comparative des offres Savoir choisir l'offre économiquement la plus avantageuse Justifier la non retenue d'un fournisseur Déterminer une offre à risque Cas pratique : analyser des offres à partir d'un cahier des charges JOURNÉE COMPLÉMENTAIRE EN OPTION Mise en pratique des outils de rédaction d'un cahier des charges fonctionnel et d'évaluation des offres Rappel des étapes et techniques d'expression fonctionnelle du besoin Cas pratique : analyser des cas concrets issus de l'expérience des stagiaires Cas pratique : définir et valoriser une pondération objective des critères entre qualité et coût Cas pratique : utiliser un tableau d'évaluation des réponses pour transformer des propositions financières en notes Cas pratique : identifier les segments d'achat les plus adaptés à la méthode OPERA® (OPtimisation Et rationalisation des Achats)

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2 390 € TTC Soit 2 868 € HT

Appréhender le cadre légal des contrats d’achats Les principes juridiques fondamentaux concernant les contrats d’achats L’obligation de conseil du vendeur et du prestataire L’obligation précontractuelle d’information et de renseignements Optimiser la phase préalable à l'acte contractuel Les éléments clés du cahier des charges Vérouiller un appel d'offres Les négociations pré-contractuelles Distinguer les grands types de contrats Cas pratique : élaboration en commun d’un plan par type de contrat Organiser la relation avec vos fournisseurs La co-traitance et la sous-traitance Le facilities management Cas pratique : comment analyser la responsabilité des co-traitants et sous-traitants Traduire juridiquement vos choix stratégiques et trouver un juste équilibre avec les fournisseurs Titre et préambule du contrat Identifier les signataires, la notion de délégation des pouvoirs Obligation de moyens ou obligation de résultats ? Etude de cas : comment rédiger une clause de réception Les clauses garanties Repérer les interférences entre la garantie et la maintenance Savoir interpréter la garantie légales des vices cachés Définir les garanties contractuelles La clause sur les prix Les grands principes de fixation des prix Utiliser le principe des pénalités de retard La clause de durée Déterminer le point de départ du contrat et sa durée Rédiger les conditions suspensives Prévoir une période ou un audit probatoire Intégrer une clause de résiliation anticipée Cas pratique : identifier les conséquences liées à la rupture d'un contrat Les clauses de réversibilité et la fin d’un contrat Fixer la durée du préavis Déterminer une procédure de reprise La substitution de prestataire La résiliation et la résolution du contrat Les clauses de responsabilités Fixer la durée du préavis Déterminer une procédure de reprise Chiffrer les coûts pour le client et pour le prestataire Connaître les conditions de cession du contrat Etude de cas : clause de responsabilité (analyse de quelques cas de jurisprudence)Les clauses relatives au personnel et aux données personnelles Le travail temporaire Le prêt de main d'œuvre illicite et le délit de marchandage Le travail dissimulé Les données personnelles en cas d'externalisation, les clients et les prestataires informatiques Étude de cas : analyse d'un eclause de propriété intellectuelle La résolution des litiges Les modes de preuve Les réclamations

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1 745 € TTC Soit 2 094 € HT

JOUR 1 DE LA FORMATION Analyser les principales évolutions du cadre réglementaire de la commande publique Les nouvelles modalités relatives à la préparation et à la rédaction des marchés publics Le sourcing L’allotissement La computation des seuils,  Les nouvelles procédures de passation des marchés publics La procédure concurrentielle avec négociation Le partenariat d’innovation Les techniques spécifiques Le système d’acquisition dynamique Les enchères électroniques Cas pratique : sourcing, questionnaire RFI Maîtriser les fondamentaux de l’achat La négociation Les stratégies de négociation L’argumentaire et les techniques de négociation Les bonnes pratiques La définition des besoins Le juste besoin L’expression fonctionnelle des besoins Les outils de sourcing Le management fournisseurs L’évaluation fournisseurs Les contrats de progrès JOUR 2 DE LA FORMATION Elaborer votre politique achat et organiser le service Le diagnostic achats La cartographie des dépenses La gestion des risques et les contraintes achats La méthode SWOT et la matrice de Kraljic La détermination et la formalisation des principaux axes et orientation de la politique achats L’organisation et le management des achats Les rôles et responsabilités des acteurs concernés Les matrices de stratégie par segment d’achat Les stratégies d’innovation Mettre en œuvre le suivi de la politique achats Le mode de gouvernance et de suivi Le choix des indicateurs Le tableau de bord Cas pratique : construire un tableau de bord à partir de l’expérience de l’un des participants JOURNÉE COMPLÉMENTAIRE EN OPTION CONSTRUIRE LE PLAN D'ECONOMIES DE VOS ACHATS PUBLICS La programmation annuelle du plan d’action achats La démarche méthodologique et les acteurs clés à mobiliser La mobilisation des directions et services opérationnels La méthode de calcul des gains Les actions à mettre en place et l’évaluation de leur potentiel de gains L’impact sur le budget Cas pratique : évaluer et prioriser les actions du plan d'économies. Les participants réfléchiront à la mise en œuvre d'un plan d'action pour réduire leurs coûts Témoignage Une directrice achats d’un CHU Intervenant très clair dans la présentation, intervention bien structurée et adaptée à la durée de la formation.

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Présentiel

2 400 € TTC Soit 2 880 € HT

JOUR 1 DE LA FORMATION Analyser les principales évolutions du cadre réglementaire de la commande publique Les nouvelles modalités relatives à la préparation et à la rédaction des marchés publics Le sourcing L’allotissement La computation des seuils,  Les nouvelles procédures de passation des marchés publics La procédure concurrentielle avec négociation Le partenariat d’innovation Les techniques spécifiques Le système d’acquisition dynamique Les enchères électroniques Cas pratique : sourcing, questionnaire RFI Maîtriser les fondamentaux de l’achat La négociation Les stratégies de négociation L’argumentaire et les techniques de négociation Les bonnes pratiques La définition des besoins Le juste besoin L’expression fonctionnelle des besoins Les outils de sourcing Le management fournisseurs L’évaluation fournisseurs Les contrats de progrès JOUR 2 DE LA FORMATION Elaborer votre politique achat et organiser le service Le diagnostic achats La cartographie des dépenses La gestion des risques et les contraintes achats La méthode SWOT et la matrice de Kraljic La détermination et la formalisation des principaux axes et orientation de la politique achats L’organisation et le management des achats Les rôles et responsabilités des acteurs concernés Les matrices de stratégie par segment d’achat Les stratégies d’innovation Mettre en œuvre le suivi de la politique achats Le mode de gouvernance et de suivi Le choix des indicateurs Le tableau de bord Cas pratique : construire un tableau de bord à partir de l’expérience de l’un des participants

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1 600 € TTC Soit 1 920 € HT

JOUR 1 DE LA FORMATION Connaître le cadre juridique dans lequel évolue le Responsable des Services Généraux Différence entre les dispositions légales et les règles d'usage Quelles sont les différentes modes de preuve et leur hiérarchie ? Appréhender les relations contractuelles Comprendre les mécanismes de mise en cause de la responsabilité Les principes de la responsabilité civile et de la responsabilité pénale Comment se coordonnent les différentes responsabilités pénale, civile et contractuelle ? Gérer la responsabilité c’est gérer la preuve Objet et limites de la délégation de responsabilité Quel est le rôle de l'assureur dans la gestion des risques ? Les risques liés à l’organisation de l'entreprise Quelles sont vos obligations légales au regard des ascenseurs ? La gestion du parc automobile et le risque routier Cas pratique : quelle procédure en cas de salarié bloqué dans un ascenseur Les tâches liées aux conditions de travail des employés L'aménagement du poste de travail L'obligation de signalétique et l'accessibilité des bâtiments aux personnes handicapées Que faire si les clients internes se plaignent du bruit ? Les risques liés aux prestataires Sécuriser le choix de vos prestataires et mettre en place un suivi maintenance Hygiène et sécurité alimentaire : les outils pour contrôler le respect des procédures par votre prestataire Les prestations de maintenance et les travaux Les spécificités de la prestation nettoyage JOUR 2 DE LA FORMATION Les prestations de maintenance et les travaux Vérifier l'habilitation des professionnels que vous employez  Quels engagements contractuels mettre en exergue ?  La traçabilité et la gestion de la preuve dans les travaux  Comptes-rendu de chantier et procès verbaux Les spécificités de la prestation nettoyage Les preuves de l'exécution ou de l'inexécution des contrats Savoir ramener la preuve du préjudice : frais, dépenses, gains manqués    Cas pratique : que faire en cas d'inexécution du contrat par votre prestataire d'entretien/nettoyage? - Comment réagir face à un retard d'exécution du contrat - Peut-on le remplacer par un autre prestataire ? - Peut-on aller jusqu'à la rupture du contrat ? Intégrer les nouvelles responsabilités liées à la protection de l'environnement et au développement durable La gestion des déchets Les espaces verts La consommation d’énergie Les actions liées à la sécurité Comment prévoir l'organisation des secours L'accès aux locaux et la surveillance Le plan de continuité de l'entreprise Respecter la règlementation liée au personnel des entreprises extérieures Assurez-vous de la conformité de votre plan de prévention  La notion de travail non-dissimulé Cas pratique : gérer un litige avec un prestataire de maintenance non sécurisé JOUR 3 DE LA FORMATION Savoir faire face aux litiges Monter un dossier de preuves  La loi applicable  Graduer les réclamations  Distinguer les pénalités et les indemnités Les modes de résolution des litiges La négociation amiable, la conciliation et la médiation  L'arbitrage et les recours par voie judiciaire

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2 395 € TTC Soit 2 874 € HT

JOUR 1 DE LA FORMATION MENER UN AUDIT DE VOS BATIMENTS Connaître précisément votre patrimoine immobilier et intégrer le développement durable Mettre en place le DUEM Recenser tous les documents relatifs à votre patrimoine Intégrer les problématiques environnementales à votre réflexion Quel diagnostic réaliser en fonction de vos objectifs immobiliers Identifier les objectifs clés de votre politique immobilière  Définir des objectifs opérationnels d'évaluation du patrimoine à partir de votre stratégie immobilière  Construire une grille reprenant les éléments de votre patrimoine à intégrer dans votre diagnostic Cas pratique : élaborer le DUEM d'un bâtiment - Elaborer le carnet de santé d'un bâtiment - Etablir un diagnostic de vos bâtiments Les étapes clés de la méthode d'évaluation de vos bâtiments Constituer votre référentiel d'état des équipements et des ouvrages Définir les principaux indicateurs d'évaluation de vos bâtiments Etablir et faire vivre le DUEM de chacun de vos bâtiments Audit énergétique et bilan thermique : dégager des axes d'économie Les spécificités de l'audit du clos, du couvert et des équipements intérieurs de votre patrimoine bâti Recueillir et analyser les informations relatives à votre site JOUR 2 DE LA FORMATION Prendre en compte les résultats de votre audit pour programmer vos interventions Quels types d'interventions effectuer sur chacun des éléments de votre patrimoine Identifier les installations à maintenir et la maintenance nécessaire Définir une échéance de dysfonctionnement de vos installations et déterminer leur date prévisible de remplacement Définir le budget des travaux : l'approche en coût global Cas pratique : établir un audit technico-économique de vos bâtiments CONSTRUIRE UN PROGRAMME D'ENTRETIEN ET DE MAINTENANCE Définir le budget des travaux : l'approche en coût global Quantifier, chiffrer et budgéter les travaux à faire Anticiper les scénarios possibles en simulant les réajustements Mettre en place un plan pluriannuel de maintenance Elaborer votre plan pluriannuel en programmant précisément vos interventions Prendre en compte l'évolution de votre patrimoine pour faire évoluer votre programme de maintenance Quel outil informatique sélectionner pour programmer l'entretien de vos bâtiments ? Les contrats d'exploitation de maintenance Choisir entre faire et faire/faire, Multitechnique – Multiservice ou Facilities management Prendre en compte les pratiques et les évolutions techniques et économiques pour faire évoluer votre programme de maintenance Quel outil informatique sélectionner pour programmer l'entretien de vos bâtiments ? Quels sont les différents types de logiciels existants et leur finalité : leurs avantages et inconvénients  Quels critères définir pour sélectionner l'outil adapté à vos besoins ? JOUR 3 DE LA FORMATION COMMENT MAITRISER VOS COUTS ET CONSTRUIRE VOS BUDGETS Evaluer précisément vos coûts de maintenance Identifier tous les coûts liés à l'utilisation de vos bâtiments Raisonner en coût global pour maîtriser vos futures charges d'exploitation Comment construire votre budget de maintenance Comment construire votre budget de maintenance Intégrer les coûts administratifs notamment ceux liés à vos contrats d'entretien Cas pratique : élaborer un budget d'entretien et des indicateurs de suivi budgétaires Les participants réfléchiront à l'élaboration d'un budget d'entretien. Ils élaboreront des indicateurs de suivi budgétaires. Les participants réfléchiront à l'élaboration d'un budget d'entretien. Ils élaboreront des indicateurs de suivis budgétaires. Quels sont les leviers de réduction de vos coûts de maintenance Sur quels paramètres agir : consommations énergétiques, négociation des contrats... Mettre en place des procédures de suivi de vos budgets Développer un système de mise à jour de vos budgets à partir d'une base de données interne

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2 395 € TTC Soit 2 874 € HT

Expression des pratiques des différents participants Examen des modes de dévolution employés par les services Analyse des différences de résultats selon les méthodes Former le service prescripteur/utilisateur à l'importance d'une bonne définition des besoins Quel degré de précision exiger dans la formulation du besoin S'appuyer sur les ressources internes Bien exprimer le besoin Maîtriser l'étape essentielle d'expression des besoins Solutions techniques imposées : le cahier des charges Objectifs à atteindre : les critères de choix Comment répartir les spécifications entre ces deux domaines ? Employer les critères de la valeur technique et des qualités fonctionnelles Degré de précision dans le contenu du critère Exprimer la valeur technique Mode d'appréciation des critères retenus Apprécier les qualités apportées par les offres Employer le critère des qualités fonctionnelles Comment apprécier les qualités apportées par l'offre des fournisseurs : certificats, normes, références... Quel degré de précision exiger dans la réponse apportée Critères environnementaux et sociaux Rapport avec l'objet du marché : cas concrets Insérer ces préoccupations dans le cadre d'une politique globale Prévoir le mode d'appréciation des critères retenus Construire les échelles Elaborer les grilles de notation Cas pratiques : déterminer les critères à retenir sur de nombreux exemples de marchés Quid des critères financiers : prix et coût d'utilisation Quel poids leur donner par rapport aux critères qualité Choisir la bonne formule de notation du prix et de réduction des délais

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750 € TTC Soit 900 € HT

JOUR 1 DE LA FORMATION Analyser et planifier : la première étape d'un pilotage réussi Intégrer une méthodologie de déménagement pertinente Maîtriser les étapes de la mise en œuvre  Analyser votre projet de déménagement Exemple : Manipuler et échanger les données Etablir un planning général du déroulement des opérations La planification de libération des anciens locaux et de livraison des nouveaux locaux  La planification des transferts Déterminer le zoning et les affectations Construire le schéma directeur : implantation par service ? par métier ?  Elaborer le macrozoning et le microzoning Intégrer les aspects réglementaires dans votre démarche Consulter et informer les partenaires sociaux: CE, CHSCT.... Les obligations réglementaires en matière de déménagement  Anticiper les avis des partenaires sociaux Intégrer les règles de sécurité Mettre en place des procédures de surveillance et des plans de prévention  Responsabiliser les acteurs Etablir les cahiers des charges et choisir les prestataires adaptés Formaliser vos besoins et élaborer votre cahier des charges Définir et évaluer les besoins des services et les besoins futurs de l'entreprise  Traduire ces besoins en critères mesurables  Cas pratique : Comment rédiger votre cahier des charges Sélectionner les prestataires adaptés à vos besoins Déterminer vos critères de choix, Evaluer les prestataires, Négocier un bon contrat Evaluer les prestataires : analyse technique, organisationnelle et financière JOUR 2 DE LA FORMATION Gérer la dimension humaine de votre déménagement Manager efficacement votre projet Constituer le groupe projet Organiser des réunions de préparation et des réunions de suivi Simulation : l'organisation et le management d'une réunion de suivi d'un déménagement  La convocation  Le compte-rendu Identifier et désamorcer les résistances Diminuer le stress  Les moyens à disposition et leur choix Déterminer une stratégie de communication efficace Travailler le contenu des messages Personnaliser votre communication en fonction des acteurs Construire vos budgets et reportings pour piloter votre déménagement Maîtriser les outils du pilotage financier Les outils de gestion et les procédures à mettre en place  Les indicateurs clés en matière de pilotage des déménagements Cas pratique : établir votre budget et effectuer son suivi En groupe, les participants réfléchiront à l'élaboration du budget du déménagement. Ils construiront les indicateurs de suivi budgétaire.

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1 745 € TTC Soit 2 094 € HT

JOUR 1 DE LA FORMATION LES REGLES D'ELABORATION D'UN CAHIER DES CHARGES Identifier et analyser précisément vos besoins de maintenance Comment évaluer vos besoins Traduire vos besoins en terme de délais d'intervention, de fréquence et de contenu de la prestation Comment intégrer l'obligation de résultat dans un cahier des charges de maintenance Les clauses essentielles du cahier des charges Comment repérer et remédier aux clauses abusives des contrats établis par les fournisseurs Cas pratique : comment intégrer un système de pénalités performant à votre cahier des charges Les participants s'entraîneront à déterminer des objectifs précis à assigner à leurs prestataires puis à élaborer un système de pénalités applicable et transposable à tous leurs contrats de maintenance. Déterminer le bon rapport qualité/coût et sélectionner le meilleur prestataire de maintenance La grille de sélection en fonction de vos besoins de maintenance Les critères de comparaison et de sélection des candidats CONTROLER ET EVALUER VOS PRESTATAIRES Mettre en place un tableau de bord de suivi de vos contrats de maintenance Comment évaluer vos prestations de maintenance Comment évaluer la prestation de maintenance : valeur de la clause, pondération, grille d'évaluation Comment sanctionner les manquements du prestataire de maintenance : quel système de pénalités mettre en place JOUR 2 DE LA FORMATION LE CADRE JURIDIQUE DES CONTRATS DE MAINTENANCE Maîtriser le cadre juridique des contrats de maintenance pour connaître vos obligations et celles de votre fournisseur Quelles précautions prendre pour vous prémunir de toute mise en cause de vos responsabilités Quelles sont les responsabilités des différents intervenants  Connaître les sanctions suivant la nature de la responsabilité engagée Comment prévenir vos litiges contractuels Assurer la bonne exécution de vos contrats Construire votre contrat : quelles sont les clauses spécifiques à inclure dans le contrat Les clauses financières Les clauses de résiliation Cas pratique : rédiger les clauses essentielles d'un cahier des charges de maintenance avec obligation de résultat Maintenance des ascenseurs et des monte-charges : étudier les documents spécifiques à leur maintenance Assurer le suivi de la relation contractuelle Évaluer le risque d'une acceptation tacite  Gérer les conflits : l'exception d'inexécution  Connaître les conditions de cession du contrat

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1 745 € TTC Soit 2 094 € HT

JOUR 1 DE LA FORMATION Notions essentielles pour situer les Services Généraux dans l'entreprise Quelle est la place des Services Généraux dans l'entreprise ? Qu'est ce qu'un client interne ?  Mettre en place des bases solides pour renforcer le poids du service Quelles sont, ou devraient être, selon vous, les fonctions essentielles des Services Généraux dans votre entreprise ? Repérer les domaines couverts par les Services Généraux Comment ce périmètre varie-t-il selon les entreprises ?  La sécurité des biens et des personnes  L'immobilier : des travaux neufs à la maintenance Cas pratique : établir un plan d'action pour transfert de 200 personnes. Il s'agit d'intégrer, sur un site existant, d'autres salariés excentrés, soit un transfert de 200 personnes. Etablir un plan d'action. Appréhender le fonctionnement quotidien des Services Généraux Comment communiquer avec les clients internes ?  L'importance d'une bonne organisation Quelles sont les procédures et les contrôles à organiser ? Connaître les interlocuteurs clés des Services Généraux Comment les partenaires internes peuvent soutenir vos actions ?  Que pouvez-vous exiger de vos partenaires externes ? Se poser comme le facility manager interne Cas pratique Le formateur présentera des exemples de tableau Excel à utiliser dans le suivi du quotidien. Les Services Généraux, organe de contrôle indispensable Faire appliquer les réglementations Préparer et suivre les budgets Gérer et optimiser les m2  Mesurer les consommations et veiller à l'environnement Manager les Services Généraux Comment gérer votre équipe pour développer l'organisation, l'autonomie et la prise d'initiatives ? Moyens généraux ou facility management ? Comment vont évoluer les Services Généraux ? Comment rester en veille permanente ? Améliorer la productivité

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1 095 € TTC Soit 1 314 € HT

JOUR 1 DE LA FORMATION Calculer le coût réel de votre parc automobile (TCO) Quels éléments inclure dans le calcul du prix de revient de votre parc Anticiper et calculer la TVS (Taxe sur les Véhicules des Sociétés) Focus : les derniers changements en matière de fiscalité Repérer les principaux facteurs de surcoûts en limitant vos risques Sur quels paramètres agir pour maîtriser les charges les plus importantes de votre parc automobile Optimiser le poste assurance grâce à la défiscalisation, la responsabilisation des conducteurs et la prévention Cas pratique : calculez l'impact de votre politique sur le coût de votre parc A partir d'un logiciel de calcul des prix de revient, vous pourrez comparer les prix de revient des véhicules (essence, GPL, diesel) et mesurer l'impact de l'évolution de paramètres de coûts (durée, kilométrage, remise, consommation) sur le prix de revient complet du parc. Définir une politique de flotte automobile génératrice de nouvelles économies Choisir les véhicules, connaître le traitement de l'usage privé Calculer le montant des avantages en nature en tenant compte des règles de l’URSSAF Comment responsabiliser les utilisateurs Intégrer le développement durable à votre politique Intégrer le développement durable à votre politique Qu'est-ce qu'un véhicule propre ?  Avantages, inconvénients et limites des différentes offres Sélectionner les modes de financement et de gestion adaptés à vos besoins Pourquoi choisir les indemnités kilométriques, l'achat, le crédit-bail ou la location longue durée Déterminer précisément vos besoins afin de décider quelles prestations externaliser Modes de gestion externalisée des services Cas pratique : quels indicateurs pour choisir votre mode de gestion ? JOUR 2 DE LA FORMATION Mener un appel d'offres (réglementation du secteur privé) Comment rédiger un cahier des charges pour votre appel d'offres Comment conduire un appel d'offres et exploiter les réponses Les précautions à prendre avant le choix final Etude de cas : exemples d'appels d'offres Cas pratique : suivre la qualité de votre prestation Les outils pour piloter votre parc et sa rentabilité L'organisation de la gestion entre tâches courantes, contrôles et reporting Quels indicateurs sélectionner pour suivre votre activité et mesurer l'efficacité de votre gestion ? Jusqu'où peut-on externaliser la gestion administrative ? Faire de votre logiciel de gestion de parc un outil de suivi Quels critères intégrer dans votre cahier des charges pour sélectionner un logiciel de gestion adapté à vos besoins ? Le panorama des principaux logiciels de gestion de parc du marché Conclusions : les vecteurs d'optimisation de la gestion de parc

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1 745 € TTC Soit 2 094 € HT

JOUR 1 DE LA FORMATION Le Responsable des services généraux, acteur de l'environnement de travail aux côtés des RH, du CHSCT et du médecin du travail Le CHSCT : responsabilités, étendue des missions  Présider ou participer au CHSCT ?  Comment encourager le dialogue social Travailler main dans la main avec les RH Rôle du médecin du travail Comment mesurer l'impact d'un aménagement ? Développer des tableaux de bord simples et efficaces Autres outils possibles Modéliser une Charte d'aménagement Communiquer, rester à l'écoute des salariés et satisfaire au mieux les demandes La place de la communication dans la gestion en mode projet Comment accompagner le salarié au quotidien Mettre en place des enquêtes de satisfaction Les services à la personne Mise en situation : passage d'un bureau individuel à l'open-space JOUR 2 DE LA FORMATION Qu'entend-on par ergonomie ? Présentation de la discipline Repères sur ce qu'est ou n'est pas de l'ergonomie Quelle méthodologie adopter ? Aménagement du poste de travail : points de repères et bons réflexes Les normes à appliquer Quels sont les principes fondamentaux d'aménagement ?  Quelques fausses idées sur les matériels ergonomiques  Comment accompagner le personnel dans l'aménagement de son bureau Programmation : l'essentiel pour définir les besoins Comment définir efficacement les besoins pour les petits et grands projets d'aménagement Démarche ergonomique : du particulier au général Space planning, ratios... avantages et inconvénients Aménagement des espaces de travail : quels leviers pour améliorer le bien-être des salariés Règles essentielles Savoir repérer les principaux besoins  Analyser les situations de travail Comment répondre aux besoins organisationnels ? Quelles incidences psychosociologiques sur les équipes ? La conduite de projet : quel rôle pour le Responsable des Services Généraux Pourquoi mettre en place une démarche participative Comment organiser et/ou animer des groupes de réflexion Réflexion sur la notion de résistances aux changements et appropriation du projet par les utilisateurs Définir une stratégie de réalisation du projet : planning, intervenants, dates clés... Etude de cas : exemples d'aménagement Présentation de 3 à 5 exemples d'aménagement selon les centres d'intérêt des participants. Etude de cas : réponse aux questions pratiques des participants

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1 745 € TTC Soit 2 094 € HT

JOUR 1 DE LA FORMATION COMMUNIQUER POUR VALORISER LES SERVICES GENERAUX S'approprier la stratégie de l'entreprise Etudier le contexte, l'organisation et les activités des services généraux Identifier les enjeux prioritaires de l'entreprise pour anticiper ses besoins Définir la réponse des services généraux à la stratégie de l'entreprise Adapter les Services Généraux aux évolutions sociales, techniques et économiques De nouvelles missions/opportunités pour les Services Généraux ? Comment se préparer aux évolutions du métier ? Cas pratique : établir une grille de maturité des services généraux Cette grille permettra aux participants de planifier les progrès à réaliser au sein de leur service. Comment créer et gérer une relation clients internes harmonieuse et pérenne La posture client-prestataire Répondre aux réclamations des clients Créer des reportings / supports clients lisibles et compréhensibles Concevoir des contrats clients internes Evaluer la perception en interne de la qualité des Services Généraux Distinguer la qualité de la satisfaction Quels outils pour mesurer la satisfaction ? Communiquer dans les cas difficiles Le reporting à la direction : comment valoriser votre performance Comprendre l'articulation entre stratégie, pilotage et performance Exemples de bilans d'actions et de budgets JOUR 2 DE LA FORMATION TECHNIQUES DE MANAGEMENT ET DE PILOTAGE APPLIQUÉES AUX SERVICES GÉNÉRAUX Mobiliser et motiver son équipe Construire une dynamique d'équipe autour d'objectifs Faire adhérer ses collaborateurs Construire des relations de confiance avec ses collaborateurs Savoir donner envie Former son équipe Gérer les situations difficiles Savoir communiquer pour sortir des conflits Gérer les exceptions Piloter efficacement ses prestataires : la relation contractuelle, levier de performance des services généraux Les bonnes questions à se poser au point de vue contractuel  Développer une relation gagnant-gagnant Evaluer la performance des prestataires Déléguer davantage pour renforcer votre rôle de manager Coordonner ses priorités individuelles avec celles de son équipe, des clients internes et des prestataires Responsabiliser les collaborateurs  Suivre régulièrement les projets de chacun et donner son appréciation Anticiper et se détacher du quotidien Distinguer l'urgent de l'important Négocier les délais avec les clients internes LES OUTILS DE PILOTAGE DU RESPONSABLE SERVICES GENERAUX Utiliser les tableaux de bord comme outil de management de votre activité et de votre équipe interne et externe Le tableau de bord du Responsable des Services Généraux : Des objectifs partagés Des indicateurs pertinents Un suivi commun Cas pratique : analyser un tableau de bord Sur la base d'un exemple de tableau de bord, les participants seront invités à décrire la situation et le plan de progrès.

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1 745 € TTC Soit 2 094 € HT

JOUR 1 DE LA FORMATION SECURISER VOS CONTRATS ET VOS CAHIERS DES CHARGES MAINTENANCE Choisir la forme de coopération que vous souhaitez mettre en place Avantages et inconvénients des différentes pratiques : sous-traitance, externalisation ...  Quel type de contrat mettre en place : obligation de moyens vs obligation de résultat Jusqu'où préciser vos attentes et exigences dans le cahier des charges Comment rédiger votre cahier des charges maintenance Quel degré de détail préciser Cas pratique : retranscrire vos attentes dans votre cahier des charges - Les éléments à stipuler obligatoirement - Les bonnes pratiques de rédaction d'un cahier des charges maintenance OBTENIR LA PRESTATION Motiver et impliquer vos prestataires : benchmark des participants Echange d'expérience entre les participants : Quelles difficultés rencontrez-vous aujourd'hui avec vos prestataires ? Quelles initiatives avez-vous déjà engagées, quels résultats avez-vous obtenus ? Quels sont les leviers du pilotage de vos prestataires Quels impacts sur l'organisation et les pratiques de gestion Les 10 erreurs à ne pas commettre Cas pratique : partir de votre contrat de prestation de maintenance pour créer un outil d'animation et de pilotage - Identifier les engagements réciproques qui vous lient à votre prestataire - Etablir les leviers d'une bonne coopération et d'un bon pilotage des prestations de maintenance JOUR 2 DE LA FORMATION Cas pratique : construire votre référentiel d'analyse de la performance de vos prestataires de maintenance - Faire une synthèse des résultats concrètement attendus - Définir et construire la grille d'analyse de mesure des niveaux de qualité Cas pratique : construire votre tableau et votre planning de pilotage de la relation avec vos prestataires de maintenance Construire votre plan d'animation et un tableau de bord de suivi adapté Les bonnes pratiques d'animation des prestataires  La boîte à outils pour piloter vos relations avec vos prestataires Cas pratique : construire votre tableau de bord de suivi et d'animation de la relation avec votre prestataire Réévaluer périodiquement vos prestataires maintenance Les critères d'évaluation Déterminer des échelles de notation Prendre en compte les appréciations qualitatives Les méthodes de scoring

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1 745 € TTC Soit 2 094 € HT

JOUR 1 DE LA FORMATION INTEGRER LA QUALITE DES LA REDACTION DE VOS CONTRATS DE PRESTATION DE SERVICES Comment structurer votre volet qualité dans vos contrats Comment rédiger et préciser vos exigences qualité dans vos contrats de prestations Rédiger l'expression du besoin Les rubriques indispensables Les fondamentaux juridiques Etude de cas 1 : travail en commun sur la définition d'un haut niveau de qualité Quelles clauses incitatives introduire dans vos contrats et comment traiter les litiges qualité Fixer des objectifs à vos prestataires Quels mécanismes juridiques et financiers peut-on prévoir ? Sur quelles preuves vous appuyer pour prouver la mauvaise exécution d'une prestation Cas pratique 2 : comment engager la responsabilité sur une défaillance de qualité Comment vous assurer du niveau de qualité de vos prestataires dès la sélection Quels documents exiger pour vérifier le niveau de qualité Sur quels critères évaluer leur niveau de qualité Comprendre les enjeux de la gestion des risques liés au contrôle qualité Comment dresser une cartographie des risques ? Connaitre et décrypter vos obligations réglementaires Quelles actions à entreprendre pour éliminer les défaillances JOUR 2 DE LA FORMATION SELON LA NATURE DE LA PRESTATION, COMMENT CONTROLER SA QUALITE Selon la nature de la prestation, comment contrôler sa qualité Contrôler vos prestations récurrentes sur site (maintenance, nettoyage...) Contrôler et suivre vos prestations récurrentes hors site (service de livraison...) Contrôler et suivre vos prestations de type «projet» (travaux immobiliers...) Par quels moyens assurer la qualité de ces prestations Comment intégrer la qualité en travaillant en mode projet ?  Quelles étapes contrôler pour assurer le niveau de qualité exigé Les outils pour suivre et faire progresser vos prestataires Construire et adapter vos indicateurs et tableaux de bord de suivi qualité pour chaque type de prestation Mettre en place des référentiels qualité pour encadrer vos prestataires Quelles normes actuelles privilégier ?  Comment s'inspirer des référentiels existants  Méthodologie pour élaborer un référentiel adéquat Cas pratique 3 : dresser une typologie des prestations et sélectionner vos principaux indicateurs de suivi qualité Impliquer vos prestataires dans une démarche de progrès Comment construire et négocier un plan de progrès Comment accompagner vos prestataires dans l'amélioration continue de leur qualité Cas pratique 4 : élaborer un plan d'action correctif et préventif en fonction de la gravité des problèmes de qualité rencontrés Réévaluer vos prestataires Les critères classiques et les critères qualitatifs Les obligations des normes Iso 9001 Quelle méthode pour évaluer vos prestataires : échelles de notation, scoring, grille d'audit... Les critères et échelles de notation Les méthodes de scoring

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1 745 € TTC Soit 2 094 € HT

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